Anfang Februar 2022 wurde der offizielle Zuschlag für das Digitale Einsatzmanagement an die EvoSys kommuniziert. Auftraggeber waren die Feuerwehren von Goldach, Rorschach-Rorschacherberg und Steinach. Wie es zu dieser Auftragsvergabe kam und welche Argumente für die EvoSys aus Thun sprachen, wollten wir vom Gesamtprojektleiter dieser Beschaffung, Bernhard Krempl, in Erfahrung bringen.

Die Feuerwehren haben die vorsorgliche Feuerwehr-Einsatzplanungs-Plattform FloriPlan^®, das AlarmDisplay^® für die Depotanzeigen, die mobile Einsatz- und Zielführungssoftware collact, sowie die App für die dynamische Mobilisierung und Informationsverteilung DIVERA 24/7 im Einsatz. Angebunden sind die Systeme an den AlarmHub^® der EvoSys, welche eine Direktanbindung an die KNZ besitzt. Somit stehen den Feuerwehren nicht nur mehr Alarminformationen zur Verfügung, sondern auch noch deutlich früher als die Alarm-SMS und die Pagermeldung.

Mittlerweile ist das System seit einigen Monaten im Einsatz. Grund genug, um uns beim Projektleiter betreffend den ersten Erfahrungen zu erkundigen.
Bernhard Krempl ist Vizekommandant der Feuerwehr Goldach und hat den Rang eines Hauptmanns. Er ist seit 26 Jahren Mitglied der Feuerwehr Goldach und ist vor allem für die technischen Fragestellungen im IT-Bereich und die stellvertretende Führung der Organisation zuständig.

• Herr Krempl, bitte erläutern Sie uns die Beweggründe, warum die 3 Feuerwehren eine gemeinsame Evaluation durchgeführt haben und nicht jede Organisation für sich selbst?

  Antwort Bernhard Krempl: Wir arbeiten seit Jahren intensiv zusammen. Von der Miliz wird immer mehr Professionalität verlangt, welche nur in der Freizeit immer weniger leistbar ist. Wir werden nicht darum herumkommen, uns professioneller aufzustellen. Die gleiche Sprache im Feuerwehrhandwerk sprechen wir schon seit vielen Jahren, nun hält auch die Technik immer mehr Einzug. Um die Führung in Grossereignissen mit unterschiedlichen Systemen nicht unnötig zu erschweren, haben wir uns in den drei Kommandos entschieden, eine gemeinsame Beschaffung zu machen.

• Wie sind Sie diesen Evaluationsprozess angegangen und wann haben Sie damit begonnen? Wie gross war die Arbeitsgruppe?

  Antwort Bernhard Krempl: Von den drei Kommandos hatten wir den Auftrag, den Evaluationsprozess durchzuführen. Im Sommer 2021 stellte jede Wehr 2 Kaderpersonen, welche vom Führungsprozess im Einsatz Kenntnis hatten. Zugute kam uns auch, dass sich vier von unserer Gruppe beruflich im Informatik-Sektor bewegen. Aber gerade so wichtig waren die zwei Kameraden, die mit der Informatik weniger am Hut haben. Ihre kritischen Fragen haben uns immer wieder weitergebracht.

• Welche Anforderungen hatten Sie an das zu beschaffende System?

  Antwort Bernhard Krempl: Eine brainstorm-mässige Auswahl: Cloudbasiert aber auch offline verfügbar, Datenschutz gewährleistet, Import- und Exportmöglichkeiten zu GIS, Navigation, Gegenseitige Freigaben bei gegenseitiger Unterstützung, Journalführung, Stofferkennung, Einsatzpläne von Objekten intuitiv abrufbar, Reporting, tablet-fähige Bedienung (klicken und wenig tippen).

• Wie sind Sie zum Entscheid gekommen? Beschreiben Sie uns kurz den Prozess und wie der Entscheid gefällt wurde.

  Antwort Bernhard Krempl: In einer ersten Sitzung im August 2021 stellten wir einen Anforderungskatalog zusammen. Unser Plan war, vier verschiedene Systeme zuerst bei Wehren im Einsatz anzuschauen. Wir schauten die Softwares jeweils mit einer Ausnahme bei zwei verschiedenen Wehren an. Uns interessierte, wie die digitalen Hilfsmittel eingesetzt werden und was ihre Stärken und Schwächen waren. Diese Informationen trugen wir in einem zuvor festgelegten Raster zusammen und nahmen eine Bewertung vor. Nach diesem Prozess wurden die beiden führenden Anbieter eingeladen, uns ihre Produkte persönlich vorzustellen. In einem weiteren Schritt stellten wir für unsere drei Wehren je ein Anforderungsprofil zusammen. Die beiden Anbieter wurden dann eingeladen, uns eine detaillierte Offerte zusammenzustellen. Die Preise flossen ebenfalls noch in unser Bewertungsraster ein und Ende Januar 2022 konnten wir der Firma EvoSys im Auftrag der drei Kommandos den Zuschlag erteilen. Nach Freigabe des Gemeinde- resp. Stadt-Budgets konnte dann im Frühling 2022 die Bestellung ausgelöst werden.

• Welche Überlegungen und Argumente haben für das Digitale Einsatzmanagement der EvoSys gesprochen? Welche Vorteile haben Sie in dieser Lösung gefunden?

  Antwort Bernhard Krempl: Wir erstellten einen Bewertungsraster mit sieben verschiedenen Hauptkategorien: Allgemein, Einsatz-Planung, Alarmierung / Verfügbarkeit, Einsatzführung / Einsatzmanagement, Hardware, weitere Module, Kosten. Jedes Mitglied der Arbeitsgruppe bewertete alle Punkte mit Ausnahme des Preises, welcher zu diesem Zeitpunkt noch nicht feststand. Die Bewertungen wurden zusammengezogen und mit der zuvor festgelegten Gewichtung entstand eine erste Rangfolge. Die beiden besten Anbieter wurden nun zu einer Offerteingabe eingeladen und ihre Preise ebenfalls noch in das Raster übernommen. EvoSys erreichte das beste Resultat mit den höchsten Punktzahlen in den Bereichen Allgemein (Serverstandort, Freigabe an andere Wehren, Support Standort), Einsatz-Planung und Einsatzführung / Einsatzmanagement.

• Nach der Auftragsvergabe waren noch einige Details in Bezug zur Umsetzung zu klären. Nicht jede Feuerwehr hatte die gleiche technische Infrastruktur und Datenanforderungen. Wie haben Sie und ihre involvierten Kollegen in dieser Phase die Zusammenarbeit mit der EvoSys empfunden?

  Antwort Bernhard Krempl: Es wurde sehr individuell auf unsere Bedürfnisse eingegangen. Wir bekamen grosse Unterstützung bei der noch von unserer Seite zu beschaffenden Daten. Für die Beschaffung der technischen Infrastrukturen machten die Wehren Rorschach-Rorschacherberg und Goldach nochmals eine weitere Runde. Bei der Berufsfeuerwehr St. Gallen bekamen wir noch weitere Inputs und wertvolle Unterstützung. Nun haben wir auch bei der Hardware identische Geräte.

• Wie verliefen die Inbetriebnahmen und Übergaben der Systeme?

  Antwort Bernhard Krempl: In der zweiten Juliwoche 2022 wurden die zwei Tage der Inbetriebnahme und Schulung festgelegt. An diesen Tagen wurden die in Thun vorbereiteten Systeme in unseren Depots angeschlossen und am zweiten Tage bekamen wir dann eine Schulung.

• Mittlerweile ist es seit der Systemübergabe eine Weile her. Welche Erfahrungen haben Sie bis jetzt gesammelt? Können die Bedürfnisse der Wehren damit befriedigt werden?

  Antwort Bernhard Krempl: Die drei Wehren haben unterschiedliche Konfigurationen gewählt. Steinach hat den Fokus auf die Objekterfassung gelegt, Rorschach-Rorschacherberg und Goldach haben diesen zusätzlich auch auf die Führungsunterstützung gelegt. Die Einarbeitung in die Systeme benötigt etwas Geduld und entsprechend Zeit. Wir sind mit collact am Üben, gleichzeitig werden in Steinach und Goldach fleissig Objekte ins System eingepflegt. Bis jetzt sind wir mit den Systemen sehr zufrieden. Bei Fragen werden wir von EvoSys professionell unterstützt.

• Zurückblickend kann man durchaus festhalten, dass die Beschaffung für alle Beteiligten der Wehren nur dank viel Engagement und Einsatz möglich war. Trotz minutiöser Abklärungen und das Abchecken von vielen Details im Beschaffungsprozess, prallen während der Realisierungsphase und des Betriebes die eigenen Erwartungen an das System und den Lieferanten mit der Realität aufeinander. Daher drängt sich die Frage auf: «Würden Sie wieder diese Vorgehensweise wählen und den Vergabeentscheid nochmals gleich fällen?»

  Antwort Bernhard Krempl: Ich habe die Beschaffung als sehr professionell erlebt. Unsere IT-ler in der Gruppe konnten ihr berufliches Wissen perfekt einbringen und ich würde wieder genau gleich vorgehen. Das sorgfältige, aber auch zeitraubende Beschaffung-Prozedere, v.a. zu Beginn hat sich sehr gelohnt. Der Vergabeentscheid ist von der Bewertung des erstellten Rasters abhängig und würde heute wieder gleich ausfallen. Rorschach-Rorschacherberg und Goldach sind dank diesem Prozess nochmals näher gerückt. Wir haben die Installation der Tablets (Einsatzführung) und Handys (Navigation) in Rorschach mit einer MDM-Lösung zentralisiert. Damit haben wir weitere Synergien genutzt und sparen Kosten.

  Herr Krempl, wir bedanken uns für das Gespräch.